- 「手書きの手紙を書いたことがない」
- 「どのように書けばよいのかわからない」
- 「急に手紙を書いて失礼にならないのか？」
最近、大手企業のキーマンへアポイントを取るために、CxOレターを検討しているが、以上のようなお悩みを抱えていませんか？
実は、キーマンに直接アポがとれるCxOレターに型があるのをご存じでしたか？
なぜなら、多忙を極める大企業のキーマンは、手紙に目を通す時間がごくわずかでしかないのです。
そのため手紙の内容を簡潔にして、要点を絞る必要があるでしょう。
この記事では、CxOレターをの書き方と、状況に応じたテンプレートを5つ記載しているので、ぜひ参考にしてください。
CxOレターとは
CXOレターとは、オンラインや展示会などではリーチしにくい企業のキーマンとの接点を構築することを目的とし、手紙でアポイントをとる施策です。
「デジタル時代に、わざわざ紙の手紙が効果的？」と思う方もいらっしゃるかもしれません。
しかし企業規模や相手のポジションによっては、手紙は非常に有効な手段です。
むしろ、以下のような営業方法では、相手の目に留まる機会がなく、アポイントを取りづらくなります。
- ありきたりな提案
- カスタマイズがない画一的な案内
- 抽象的な訴求
CxOレターのポイント3つ
CXOレターに取り組むうえで、重要なポイントを3つ紹介していきます。
封筒・便箋を選ぶ
封筒は自社用の封筒を使わず、和紙封筒などが無難で間違いないでしょう。
自社用の封筒は、明らかに営業の手紙という、事務的な印象を与え、処分される可能性があります。
郵便局やネットショップで購入できる「記念切手」を貼ると、相手へ特別な印象を与えます。
また、シール式を使うと手紙の封入作業が効率的です。
参照元：郵便局 切手・はがきストア
フォローの連絡する
手紙の送付後にキーマンへフォローコールを行うことで、関係性を築け、アポイントが獲得しやすくなります。
そこで、手紙を送ってから2～3日を目途にフォローの電話をかけてください。
電話をかける際には、以下3パターンのトークスクリプトを事前に準備しておくと良いでしょう。
- 手紙を読んでいる場合
- 読んでいない場合
- 秘書が対応する場合
汎用的な言い回しは避ける
CXOレターはDMなどとは別物で、不特定多数へ送信するものではありません。
そのため、送り相手に合わせた内容で文面を作成する必要があるため、まずは顧客の情報を調査します。
季節にちなんだ挨拶文や自社サービスの紹介など、どの顧客に対しても変わらない内容であれば、テンプレートに組み込んで問題ないでしょう。
CxOレターのテンプレート5選
CXOレターのテンプレートを状況に分けて5つご紹介します。
手紙の表現や言い回しなどが、気になる方は文化庁の以下サイトもご確認ください。
基本パターン
- 頭語：拝啓
- 時節の挨拶：（季節にちなんだ文言）候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
- 自己紹介：私は、〇〇株式会社〇〇部、〇〇〇〇と申します。
- 手紙を送った目的：この度は弊社の〇〇をご案内させていただきたく、手紙をお送り致しました。
- プロダクトの紹介：弊社の〇〇は、〇〇の実現が可能でございます。すでに〇〇社以上の企業に導入・運用いただき、満足の声もいただいております。
- 架電することを記載：ご多用のところ大変恐縮でございますが、私から改めましてご連絡差し上げます。
- 結語：末筆ながら（季節にちなんだ文言）頃、くれぐれもご自愛ください。敬具
初回のパターン
- 頭語：拝啓
- 時節の挨拶：（季節にちなんだ文言）候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。突然のお手紙差し上げる不躾をお許しください。
- 自己紹介：私は、〇〇株式会社〇〇部、〇〇〇〇と申します。
- 手紙を送った目的：この度は弊社の〇〇をご案内させていただきたく、手紙をお送り致しました。
- プロダクトの紹介：弊社の〇〇は、〇〇の実現が可能でございます。すでに〇〇社以上の企業に導入・運用いただき、満足の声もいただいております。
- 架電することを記載：ご多用のところ大変恐縮でございますが、私から改めましてご連絡差し上げます。
- 面談の依頼：一度、〇〇様へご挨拶の機会をいただけないでしょうか。
- 結語：末筆ながら（季節にちなんだ文言）頃、くれぐれもご自愛ください。敬具
伺ったことがあるパターン
- 頭語：拝啓
- 時節の挨拶：（季節にちなんだ文言）候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧をいただき厚くお礼申し上げます。
- 自己紹介：〇〇株式会社〇〇部、〇〇〇〇でございます。
- 御礼：先日はご多用の中、お時間を頂戴し誠にありがとうございました。弊社の新たな〇〇に関しては、先日お伝えさせていただいた通りでございます。
- 面談の依頼：改めてお時間を頂戴し、最終的なプランの選定とご提案を考えております。貴社のご要望および事業内容に沿ったプランのご提案とともに、お見積もりもご提示いたします。
- 結語：末筆ながら（季節にちなんだ文言）頃、くれぐれもご自愛ください。敬具
感想を盛り込むパターン
- 頭語：拝啓
- 時節の挨拶：（季節にちなんだ文言）候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
- 自己紹介：私は、〇〇株式会社〇〇部、〇〇〇〇と申します。
- 手紙を送った目的：この度は弊社の〇〇をご案内させていただきたく、手紙をお送り致しました。
- 先方プロダクト感想：先日、貴社でご提供されています〇〇を利用させていただきました。大変僭越ではございますが、〇〇を〇〇と感じさせていただきました。
- 先方プロダクト考察：なぜなら、〇〇が〇〇であるからではないでしょうか。
- 自社プロダクトの紹介：弊社の〇〇は、〇〇の実現が可能でございます。すでに〇〇社以上の企業に導入・運用いただき、満足の声もいただいております。
- 架電することを記載：ご多用のところ大変恐縮でございますが、私から改めましてご連絡差し上げます。
- 結語：末筆ながら（季節にちなんだ文言）頃、くれぐれもご自愛ください。敬具
先方の課題を盛り込むパターン
- 頭語：拝啓
- 時節の挨拶：（季節にちなんだ文言）候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧をいただき厚くお礼申し上げます。
- 自己紹介：〇〇株式会社〇〇部、〇〇〇〇でございます。
- 御礼：先日はお忙しい中、お時間を頂戴し誠にありがとうございました。弊社の新たな〇〇に関しては、先日お伝えさせていただいた通りでございます。
- 先方の課題：大変僭越ではございますが、貴社の〇〇には〇〇という課題があるように伺えます。なぜなら、〇〇が〇〇であるからではないでしょうか。
- 面談の依頼：改めてお時間を頂戴し、最終的なプランの選定とご提案を考えております。貴社のご要望および事業内容に沿ったプランのご提案とともに、お見積もりもご提示いたします。
- 結語：末筆ながら（季節にちなんだ文言）頃、くれぐれもご自愛ください。敬具
まとめ
いかがでしたでしょうか。CxOレターテンプレート5選について解説しました。
参照元：2022年版中小企業白書の三菱UFJリサーチ＆コンサルティング(株)「小規模事業者の地域での連携や課題解決への取組に関する調査」では
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