DMを使って、アポを獲得するには

営業アポイントを獲得する際、以上のようなお悩みはありませんか？

実は、多くのビジネスパーソンはテンプレートを利用しており、DMの開封率に悩まされていることをご存じでしたか？

なぜなら、どのような相手にも送れてしまうテンプレートどおりの文章だと、相手の興味を引けず、なかなかDMを読んでもらえないからです。

この記事では、基本を押さえながら顧客に伝えたい情報を効果的に伝えられるDM作成とアポ獲得のコツを紹介します。

DMを使うアポとは？効率よくアポを獲得

DMとは新規顧客の開拓に多用されている手法です。

一般社団法人日本ビジネスメール協会の「ビジネスメール実態調査2022」によると、仕事で周囲とコミュニケーションをとる主な手段は「メール」が98.69%と最も高い結果でした。

メールはテキスト形式であるため、数値化された具体的な情報などを伝えながら、製品・サービスの正しい理解を促せることが強みです。

●漏れなく正確な情報を伝えられる

送信前に文章の内容全体を確認できるため、情報の伝え漏れを防げます。

また、資料やWebサイトのURLも送れるため、電話と比べてより詳細で正確な情報を伝えられるのです。

●確認が容易に行える

もし相手が内容を失念してしまった場合、連絡を取らずともDMを開くだけで内容を正確に確認できます。

送信者も同様に伝えた内容を確認できるので、送信する側にとってもメリットとなるでしょう。

●相手への負担を軽減

テレアポや飛び込み営業などの場合、こちらの都合で相手の業務が一時中断してしまうこともよくあります。

DMであれば相手にとって都合のよいタイミングでDMを開けるため、相手に負担をかけずに済みます。

また、電話や対面でのコミュニケーションと比較して、時間に拘束されることなく内容を確認できるので、お互いの負担が少ない点はメリットです。

DMを使ってアポを獲得する重要なポイント5選

企業の担当者は、DMに限らず、多ければ数100件のメールが飛び交っています。

ここではおさえておきたい、重要なポイント4選を解説していきます。

●DMのタイトルを工夫

確実に開封してもらうためには、内容をより具体的に表現した件名をつけることです。

案件名や商品名など固有のキーワードを入れましょう。受信者は件名をぱっと見ただけでDMの内容をイメージできます。

さらに、期日や回数などの数字を入れておくといつの要件を指しているのかが明確になるでしょう。

●文章はわかりやすくシンプル

文章は一文一義を意識してください。DMの目的はコンテンツを通じて、要件を伝えることです。

いくら長く丁寧に書いても相手に読んでもらい、内容が伝わらなければ意味がありません。

ひとつの文章にたくさんの要素を詰め込むと、内容が分かりづらくなります。

●顧客に有益な情報を配信

セールスが先行してしまい、フックになるコンテンツが無いDMを配信しても顧客は次の行動に移りません。

顧客にとって有益な情報を含ませ、自然な流れでセールスにつなげましょう。

●複数の日程を提示

DMによって相手が面会に興味を示した場合、相手の負担を軽減させるためにも複数のアポイント候補日程を提示しておく必要があります。

一見、アポイントの日程を相手にゆだねる方が丁寧に感じられますが、何度もスケジュール調整のやり取りが発生してしまうため、逆に相手方の負担となるでしょう。

●署名欄を効果的に活用

DMの署名とは送信者の氏名や所属を記したものです。

名刺と同程度の情報を載せておけば、面識のない相手にも簡単なプロフィールを伝えられます。

署名に入れておきたい項目としては、以下のようなことが挙げられます。

自社の業務や製品のことを詳しく伝えるためだからと言って、いきなり長文を送るのはマナー違反です。

ウェブサイトと連携できるメールの特徴を生かして、さりげなく見てほしいページに誘導しましょう。

などを載せたページへのリンクを貼っておくと相手に安心感を与えます。

DMを送信する前に確認しておきたいこと2つ

DM本文の作成ができたら、送信する前に確認しておきたいことが2つあります。

それぞれ解説していきますので、参考にしてください。

●添付ファイルを作成

DMに添付するファイルの容量がどうしても大きくなってしまう場合は、そのまま添付してしまうとうまく受信できない可能性があります。

ZIPなどに圧縮して軽量化しておきましょう。

●KPIの設定

KPIとは重要業績評価指標（Key Performance Indicator）といいます。

目標達成までの道筋を数値化し、評価するための指標のことです。

DMの場合、以下の指標などが挙げられ、自社に合ったものを目標に向けて設定します。

たとえば、会社の製品・サービスを認知してもらいたい、アポイントを取りたい場合は「開封率」を設定してください。

ほかに、資料の請求やダウンロードなど、アクションを起こしてもらいたい場合は「クリック率」を設定します。

さらに、イベントやセミナーの申込みやサンプル・試供品の申込みなどの場合は「返信率」を設定しましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。DMを使って、アポを獲得する方法について解説しました。

参照元：2022年版中小企業白書の（株）東京商工リサーチ「中小企業のデジタル化と情報資産の活用に関するアンケート」（2021年12月）では、デジタル化の優先順位は毎年徐々に高まっており、デジタル化の優先順位が高い又はやや高いと考える企業は、全体の60%以上におよびます。

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